Ein PDF-Link, der abläuft, wann du willst

Der häufigste Grund für ein ablaufendes PDF ist, dass das PDF bald falsch sein wird. Ein Angebot mit den Preisen dieses Monats, ein Term Sheet in Nachverhandlung, eine Frühbucher-Preisliste, ein Gehaltsangebot mit Antwortfrist: alle stimmen eine Weile und sind dann irreführend. Setz den Ablauf auf das Datum im Dokument, und beide passen zusammen. Ein Kunde, der den Link in Woche drei öffnet, sieht, dass das Angebot beendet ist, statt einen alten Preis, über den er diskutieren kann. Wenn du die neuen Konditionen schickst, ersetze die Datei im selben Link oder erstelle einen neuen, je nachdem, was im Thread besser lesbar ist.

• ·Schreib dieselbe Frist ins PDF und in den Link, damit niemand überrascht ist.
• ·Wähle die Uhrzeit, nicht nur den Tag: 'Freitag' heißt meist Feierabend, nicht Mitternacht.
• ·Verlängere in den Link-Einstellungen, wenn der Kunde mehr Zeit braucht.

Setz das Aufruflimit auf eins, und du hast einen sich selbst zerstörenden PDF-Link. Das passt für Dinge, die genau eine Person genau einmal lesen soll: eine Gehaltsabrechnung, ein gescannter Ausweis, eine Passwortliste für einen neuen Kollegen, ein Dokument, das du lieber nicht ewig in einem Posteingang liegen hast. Die Öffnung wird beim ersten Ausliefern der Datei gezählt, wenn der Empfänger sie also am Handy öffnet und dann am Laptop will, sieht der Laptop die 'aufgebraucht'-Seite. Deshalb ist ein Limit von zwei oder drei oft freundlicher als eins und trotzdem weit entfernt von öffentlich. Schreib in die Nachricht, dass der Link nur begrenzt oft öffnet; Leute gehen sorgsamer damit um, wenn sie es wissen.

Eine schlichte Seite mit einer Zeile: 'Dieser Link ist abgelaufen' bei einem Datum, 'Dieser Link ist aufgebraucht' bei einem Aufruflimit. Kein Dateiname, keine Vorschau, keine Größe, kein Besitzer. Es wirkt gewollt statt kaputt, also schreibt dir die Person keine Mail mit der Frage, ob der Server down ist. Dieselbe Sperre läuft an der Dateiadresse selbst, nicht nur auf der Seite, ein gespeicherter Direktlink zum PDF bekommt also dieselbe Antwort. Hatte der Link zusätzlich ein Passwort oder eine E-Mail-Abfrage, erscheinen die gar nicht erst: Der Ablauf wird zuerst geprüft.

Ein Datum begrenzt, wie lange ein Link missbraucht werden kann; ein Passwort begrenzt, wer ihn in diesem Fenster nutzen kann. Anwälte, die einen Vertragsentwurf schicken, Gründer, die ein Datenpaket mit einem Investor teilen, HR mit einer Gehaltsübersicht: alle drei setzen meist beides. Ergänze Nur-Ansicht, um den Download-Button auszublenden, und das Wasserzeichen, das die Daten des Lesers auf jede Seite der PDF-Vorschau stempelt, und du hast das meiste, wofür ein Datenraum Geld verlangt, auf einem Link. Jede dieser Funktionen wird beim Abruf der Datei auf dem Server durchgesetzt, sie lässt sich also nicht von der Besucherseite aus abschalten.

• ·Zuerst wird der Ablauf geprüft, dann das Aufruflimit, dann das Passwort.
• ·Wasserzeichen und Passwort sind Pro; Nur-Ansicht ist in jedem Tarif gratis.

Der unangenehme Fall bei einer Frist ist der Kunde, der den Link nie geöffnet hat und dann sagt, er habe ihn nie bekommen. Jeder Link zählt Öffnungen gratis, du siehst also eine Null und schickst vor Freitag neu statt danach. Mit Pro schickt dir 'E-Mail bei Aufruf' in dem Moment eine Nachricht, in dem der Link geöffnet wird, und die Analyse zeigt, welche Seiten des PDFs wie lange gelesen wurden. Ablaufende Links behalten ihre komplette Historie nach dem Stopp, der Nachweis, wer was wann geöffnet hat, bleibt also in deinem Dashboard, auch wenn der Besucher nur noch die Abgelaufen-Seite sieht.

Die meisten Transferdienste lösen ihre Speicherkosten, indem sie deine Datei nach ein paar Tagen löschen, der Link, den du letzten Monat in einen Kunden-Thread gepackt hast, ist also tot, wenn endlich jemand klickt. Hier ist der Standard das Gegenteil. Ein Link bleibt aktiv, im Gratis-Tarif und mit Pro, bis du ein Datum setzt, ein Limit setzt oder ihn abschaltest. Ablauf ist ein Werkzeug, das du bewusst für Dokumente nimmst, die stoppen sollen, keine Uhr, die auf allem läuft, was du teilst. Deshalb ist die Abgelaufen-Seite auch ehrlich darüber, was passiert ist: Der Besitzer hat das so gewählt, die Datei ging nicht verloren.