Un enlace a tu PDF que caduca cuando tú digas

La razón más común para querer un PDF que caduque es que el PDF está a punto de quedar desactualizado. Un presupuesto con las tarifas de este mes, un term sheet en renegociación, una lista de precios anticipada, una oferta salarial con fecha de respuesta: todos son correctos un tiempo y luego engañosos. Pon la caducidad en la fecha del documento y los dos coinciden. Un cliente que abre el enlace en la tercera semana ve que la oferta terminó, en lugar de un precio antiguo con el que discutir. Cuando envíes las nuevas condiciones, reemplaza el archivo en el mismo enlace o crea uno nuevo, lo que lea mejor en el hilo.

• ·Escribe la misma fecha límite en el PDF y en el enlace para que nadie se sorprenda.
• ·Elige la hora, no solo el día: 'viernes' suele significar fin de jornada, no medianoche.
• ·Amplíala desde los ajustes del enlace si el cliente pide más tiempo.

Pon el límite de vistas en uno y tienes un enlace PDF autodestructivo. Sirve para lo que debe leer exactamente una persona, una vez: una nómina, un documento de identidad escaneado, una lista de contraseñas para alguien nuevo, un documento que preferirías no dejar en la bandeja de entrada de alguien para siempre. La apertura se cuenta cuando el archivo se sirve por primera vez, así que si el destinatario lo abre en el móvil y luego lo quiere en el portátil, el portátil verá la página de 'agotado'. Por eso, un límite de dos o tres suele ser más amable que uno, y sigue estando lejos de ser público. Dile en el mensaje que el enlace se abre un número limitado de veces; la gente lo trata con más cuidado cuando lo sabe.

Una página sencilla con una línea: 'Este enlace ha caducado' para una fecha, 'Este enlace se ha agotado' para un límite de vistas. Sin nombre de archivo, sin vista previa, sin tamaño, sin propietario. Parece intencional y no roto, así que la persona no te escribe preguntando si el servidor está caído. La misma barrera se aplica a la dirección del archivo, no solo a la página, así que un enlace directo guardado al PDF recibe la misma respuesta. Si el enlace también tenía contraseña o solicitud de correo, nunca llegan a aparecer: la caducidad se comprueba primero.

Una fecha limita cuánto tiempo puede abusarse de un enlace; una contraseña limita quién puede usarlo en ese plazo. Abogados que envían un borrador de contrato, fundadores que comparten un paquete de datos con un inversor, RR. HH. que envía un resumen de compensación: los tres suelen configurar ambos. Añade solo lectura para ocultar el botón de descarga y la marca de agua para estampar los datos del lector en cada página de la vista previa del PDF, y tienes casi todo lo que cobra una sala de datos, en un solo enlace. Cada uno de estos controles se aplica en el servidor cuando se pide el archivo, así que no se pueden desactivar desde el lado del visitante.

• ·Primero se comprueba la caducidad, luego el límite de vistas y después la contraseña.
• ·Marca de agua y contraseña son Pro; solo lectura es gratis en todos los planes.

El caso incómodo con una fecha límite es el cliente que nunca abrió el enlace y luego dice que no lo recibió. Todos los enlaces cuentan aperturas gratis, así que puedes ver un cero y reenviar antes del viernes en lugar de después. En Pro, 'avísame cuando lo vean' te envía un mensaje en el momento en que se abre el enlace, y las analíticas muestran qué páginas del PDF se leyeron y durante cuánto tiempo. Los enlaces con caducidad conservan todo su historial después de detenerse, así que el registro de quién abrió qué y cuándo sigue en tu panel incluso cuando el visitante solo ve la página de caducado.

La mayoría de los servicios de transferencia resuelven el coste de almacenamiento borrando tu archivo a los pocos días, así que el enlace que pegaste en un hilo con un cliente el mes pasado está muerto cuando por fin hace clic. Aquí el valor por defecto es el contrario. Un enlace sigue activo, en el plan gratuito y en Pro, hasta que pongas una fecha, un límite o lo apagues. La caducidad es una herramienta que usas a propósito para los documentos que deben detenerse, no un reloj que corre sobre todo lo que compartes. Por eso la página de caducado es honesta sobre lo que pasó: el propietario lo eligió, el archivo no se perdió.