Um link de PDF que expira quando você quiser

O motivo mais comum para querer um PDF que expira é que o PDF está prestes a ficar errado. Um orçamento com as tarifas deste mês, um term sheet em renegociação, uma tabela de preço antecipado, uma oferta salarial com prazo de resposta: todos são corretos por um tempo e depois enganosos. Coloque a expiração na data do documento e os dois combinam. Um cliente que abre o link na terceira semana vê que a oferta acabou, em vez de um preço antigo para discutir. Quando mandar as novas condições, substitua o arquivo no mesmo link ou crie um novo, o que ficar melhor na conversa.

• ·Escreva o mesmo prazo no PDF e no link para ninguém se surpreender.
• ·Escolha a hora, não só o dia: 'sexta' normalmente quer dizer fim do expediente, não meia-noite.
• ·Prorrogue nas configurações do link se o cliente pedir mais tempo.

Coloque o limite de visualizações em um e você tem um link de PDF autodestrutivo. Serve para o que deve ser lido por exatamente uma pessoa, uma vez: um holerite, um documento escaneado, uma lista de senhas para alguém novo, um documento que você prefere não deixar na caixa de entrada de alguém para sempre. A abertura é contada quando o arquivo é servido pela primeira vez, então se o destinatário abre no celular e depois quer no notebook, o notebook verá a página de 'esgotado'. Por isso um limite de dois ou três costuma ser mais gentil que um, e continua longe de ser público. Avise na mensagem que o link abre um número limitado de vezes; as pessoas tratam com mais cuidado quando sabem.

Uma página simples com uma linha: 'Este link expirou' para uma data, 'Este link foi esgotado' para um limite de visualizações. Sem nome de arquivo, sem prévia, sem tamanho, sem dono. Parece intencional e não quebrado, então a pessoa não te manda e-mail perguntando se o servidor caiu. A mesma barreira roda no endereço do arquivo, não só na página, então um link direto salvo para o PDF recebe a mesma resposta. Se o link também tinha senha ou solicitação de e-mail, eles nem chegam a aparecer: a expiração é verificada primeiro.

Uma data limita por quanto tempo um link pode ser abusado; uma senha limita quem pode usá-lo nesse período. Advogados enviando um rascunho de contrato, fundadores compartilhando um pacote de dados com um investidor, RH enviando um resumo de remuneração: os três costumam configurar os dois. Adicione somente leitura para esconder o botão de download e a marca d'água para carimbar os dados do leitor em cada página da prévia do PDF, e você tem boa parte do que uma data room cobra, num link só. Cada um desses controles é aplicado no servidor quando o arquivo é pedido, então não dá para desligar do lado do visitante.

• ·Primeiro a expiração é verificada, depois o limite de visualizações, depois a senha.
• ·Marca d'água e senha são Pro; somente leitura é grátis em todos os planos.

O caso chato com um prazo é o cliente que nunca abriu o link e depois diz que não recebeu. Todo link conta aberturas de graça, então você vê um zero e reenvia antes da sexta em vez de depois. No Pro, 'me avise quando for visto' te manda uma mensagem no momento em que o link é aberto, e a análise mostra quais páginas do PDF foram lidas e por quanto tempo. Links com expiração guardam todo o histórico depois que param, então o registro de quem abriu o quê, e quando, continua no seu painel mesmo quando o visitante só vê a página de expirado.

A maioria dos serviços de transferência resolve o custo de armazenamento apagando seu arquivo depois de alguns dias, então o link que você colou numa conversa com o cliente mês passado está morto quando ele finalmente clica. Aqui o padrão é o oposto. Um link continua no ar, no plano gratuito e no Pro, até você definir uma data, um limite ou desligá-lo. A expiração é uma ferramenta que você usa de propósito para os documentos que devem parar, não um relógio correndo sobre tudo que você compartilha. É também por isso que a página de expirado é honesta sobre o que aconteceu: o dono escolheu isso, o arquivo não se perdeu.