Un lien PDF qui expire quand vous le décidez

La raison la plus fréquente de vouloir un PDF qui expire, c'est que le PDF est sur le point d'être faux. Un devis aux tarifs du mois, un term sheet en renégociation, une grille de prix anticipée, une offre salariale avec date de réponse : tous sont exacts un temps puis trompeurs. Fixez l'expiration à la date du document et les deux concordent. Un client qui ouvre le lien la troisième semaine voit que l'offre est terminée, au lieu d'un ancien prix à négocier. Quand vous envoyez les nouvelles conditions, remplacez le fichier dans le même lien ou créez-en un nouveau, selon ce qui se lit le mieux dans le fil.

• ·Indiquez la même échéance dans le PDF et dans le lien pour que personne ne soit surpris.
• ·Choisissez l'heure, pas seulement le jour : « vendredi » veut souvent dire fin de journée, pas minuit.
• ·Prolongez depuis les réglages du lien si le client demande plus de temps.

Fixez la limite de vues à un et vous avez un lien PDF autodestructeur. Il convient à ce que doit lire exactement une personne, une fois : un bulletin de paie, une pièce d'identité scannée, une liste de mots de passe pour une nouvelle recrue, un document que vous préférez ne pas laisser traîner dans une boîte de réception. L'ouverture est comptée au premier envoi du fichier, donc si votre destinataire l'ouvre sur son téléphone puis le veut sur un ordinateur, l'ordinateur verra la page « épuisé ». Pour cette raison, une limite de deux ou trois est souvent plus aimable qu'une seule, et reste très loin du public. Dites dans le message que le lien s'ouvre un nombre limité de fois ; les gens en prennent davantage soin quand ils le savent.

Une page sobre avec une ligne : « Ce lien a expiré » pour une date, « Ce lien a été épuisé » pour une limite de vues. Pas de nom de fichier, pas d'aperçu, pas de taille, pas de propriétaire. Cela paraît voulu plutôt que cassé, donc la personne ne vous écrit pas pour demander si le serveur est en panne. La même barrière s'applique à l'adresse du fichier elle-même, pas seulement à la page, donc un lien direct vers le PDF enregistré reçoit la même réponse. Si le lien avait aussi un mot de passe ou une demande d'e-mail, ils n'apparaissent jamais : l'expiration est vérifiée en premier.

Une date limite combien de temps un lien peut être détourné ; un mot de passe limite qui peut l'utiliser pendant cette fenêtre. Les juristes qui envoient un projet de contrat, les fondateurs qui partagent un dossier avec un investisseur, les RH qui envoient un récapitulatif de rémunération : les trois règlent en général les deux. Ajoutez la lecture seule pour masquer le bouton de téléchargement et le filigrane pour imprimer les coordonnées du lecteur sur chaque page de l'aperçu PDF, et vous avez l'essentiel de ce qu'une data room facture, sur un seul lien. Chacun de ces réglages est appliqué côté serveur à la demande du fichier, donc impossible de les désactiver depuis le poste du visiteur.

• ·L'expiration est vérifiée d'abord, puis la limite de vues, puis le mot de passe.
• ·Filigrane et mot de passe sont Pro ; la lecture seule est gratuite sur toutes les offres.

Le cas gênant avec une échéance, c'est le client qui n'a jamais ouvert le lien et affirme ensuite ne pas l'avoir reçu. Chaque lien compte les ouvertures gratuitement, donc vous voyez un zéro et renvoyez avant vendredi plutôt qu'après. Avec Pro, « prévenez-moi à l'ouverture » vous envoie un message dès que le lien est ouvert, et les statistiques montrent quelles pages du PDF ont été lues et combien de temps. Les liens à expiration conservent tout leur historique après l'arrêt, donc la trace de qui a ouvert quoi, et quand, reste dans votre tableau de bord même quand le visiteur ne voit plus que la page expirée.

La plupart des services de transfert règlent leurs coûts de stockage en supprimant votre fichier après quelques jours, donc le lien collé dans un fil client le mois dernier est mort quand il clique enfin. Ici, le défaut est l'inverse. Un lien reste actif, sur l'offre gratuite comme sur Pro, jusqu'à ce que vous fixiez une date, une limite, ou que vous le désactiviez. L'expiration est un outil que vous prenez volontairement pour les documents qui doivent s'arrêter, pas une horloge qui tourne sur tout ce que vous partagez. C'est aussi pourquoi la page expirée est honnête sur ce qui s'est passé : le propriétaire l'a choisi, le fichier n'a pas été perdu.